{"id":1,"date":"2021-08-09T08:29:00","date_gmt":"2021-08-09T13:29:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.intellisign.net\/instrucciones\/?p=1"},"modified":"2022-03-06T00:41:42","modified_gmt":"2022-03-06T05:41:42","slug":"estrategias-cambiar-firmas-fisicas-firmas-electronicas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/estrategias-cambiar-firmas-fisicas-firmas-electronicas","title":{"rendered":"Estrategias para cambiar las firmas f\u00edsicas de documentos a firmas electr\u00f3nicas"},"content":{"rendered":"\n<p>\u00bfTiene una empresa socialmente responsable o quiere encaminarla hacia est\u00e1ndares que apoyen el cuidado del medio ambiente?, sin duda el uso de tecnolog\u00edas de firmas electr\u00f3nicas c\u00f3mo las de Intellisign lo ayudar\u00e1n en ese objetivo.<\/p>\n\n\n\n<p>Digitalizar un proceso documental o adoptar una tecnolog\u00eda nueva, siempre crea una ventaja competitiva en cualquier organizaci\u00f3n. La empresa se vuelve m\u00e1s r\u00e1pida, eficiente y se puede enfocar en su \u201cCore de negocios\u201d, que probablemente No es gestionar documentos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por ello, hoy comentar\u00e9 sobre como \u201cplanificar\u201d (definiendo objetivos claros), c\u00f3mo \u201cejecutar\u201d, (identificando a los l\u00edderes y recursos con los que contamos) y c\u00f3mo \u201cevaluar\u201d (usando indicadores de gesti\u00f3n para una mejora continua); todo ello como parte de una receta probada desde&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.idty.com\/intellisign\">Intellisign<\/a>, nuestra plataforma de firma electr\u00f3nica avanzada para implementar la adopci\u00f3n de firmas electr\u00f3nicas avanzadas en reemplazo de las firmas f\u00edsicas de documentos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>1. Identificaci\u00f3n de las ventajas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Pensemos por un instante la cantidad de horas hombres, impresiones, papeles, costos de almacenamiento y transporte que invertimos actualmente en la gesti\u00f3n f\u00edsica de documentos. Muchos servicios con costos que pueden ser reducidos al m\u00ednimo con el uso de documentos electr\u00f3nicos sean cartas, memor\u00e1ndums, contratos, acuerdos, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Ganar tiempo, reducir costos y gastos innecesarios son las principales ventajas de la adopci\u00f3n de una tecnolog\u00eda que gestione todos los documentos de manera automatizada.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Con documentos firmados de manera electr\u00f3nica, podemos llevar un mejor control y acceder a sus consultas en tiempo real. Podemos, adem\u00e1s usar certificados digitales para asegurar su integridad y autenticidad o usar firmas biom\u00e9tricas para generar vinculaci\u00f3n con los firmantes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>2. Acompa\u00f1e su transformaci\u00f3n y tome de decisiones con especialistas&nbsp;<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>La mejor forma de preparar el camino hacia la adopci\u00f3n de una tecnolog\u00eda que cambiar\u00e1 la manera en que firman y gestionan los documentos en su organizaci\u00f3n, es la de hacerlo junto a especialistas legales u operadores con experiencia en este tipo de cambios.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Procure un proveedor como&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.idty.com\/intellisign\">Intellisign<\/a>, quien cuenta con abogados que conocen la realidad de su industria y conocen las regulaciones que aplican a los diferentes tipos de documentos y procesos en los que puede usar firmas electr\u00f3nicas avanzadas, firmas digitales o firmas biom\u00e9tricas. \u00c9stos especialistas legales le brindar\u00e1n la ayuda inicial que necesita, para resolver problemas actuales o implementar esta tecnolog\u00eda en procesos reales de su organizaci\u00f3n.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>3. Elecci\u00f3n de la tecnolog\u00eda de firma electr\u00f3nica adecuada a su negocio<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.idty.com\/intellisign\">Intellisign<\/a>&nbsp;ofrece diferentes tecnolog\u00edas de firmas electr\u00f3nicas, cada una tiene su propia complejidad y seguridad, pero con certeza toda la tecnolog\u00eda de firma ofertada, provee validez legal dependiendo del tipo de documento a tratar y el pa\u00eds de origen.<\/p>\n\n\n\n<p>De acuerdo con la realidad de sus negocios u organizaci\u00f3n, podr\u00e1 elegir la firma electr\u00f3nica avanzada que se adecue a ella. Para planificar y saber qu\u00e9 tipo de firma electr\u00f3nica se adecua mejor, podemos atender a las siguientes preguntas:<\/p>\n\n\n\n<p>\u00bfC\u00f3mo son sus firmantes?, \u00bfQu\u00e9 perfiles tienen?, \u00bfCu\u00e1ntos son?, \u00bfEst\u00e1n siempre en sus puestos de trabajo? \u00bfEn casa? \u00bfSe movilizan frecuentemente? \u00bfUsan m\u00e1s celulares que computadores?<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>4. Imagen verde y preservaci\u00f3n de la salud<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>\u00bfTiene una empresa socialmente responsable o quiere encaminarla hacia est\u00e1ndares que apoyen el cuidado del medio ambiente?, sin duda el uso de tecnolog\u00edas de firmas electr\u00f3nicas c\u00f3mo las de&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.idty.com\/intellisign\">Intellisign<\/a>&nbsp;lo ayudar\u00e1n en ese objetivo; eliminando el uso de papel y la contaminaci\u00f3n que genera al usarlo en documentos administrativos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por otro lado, permite que en la etapa de epidemia que atravesamos, producto de la COVID-19, siga cuidando de la salud de sus empleados, proveedores y clientes, ya que esta tecnolog\u00eda logra que se sigan firmando acuerdos, contratos y haciendo negocios sin contacto f\u00edsico.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>5. Identificaci\u00f3n del equipo, entrenamiento y capacitaciones<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>En esta etapa de la estrategia, se requerir\u00e1 la identificaci\u00f3n de un equipo de trabajo. Podemos empezar identificando a los \u201cInnovadores\u201d, personas que gustan de experimentar nuevas tecnolog\u00edas y proponer cambios, tambi\u00e9n podemos identificar a los \u201cVisionarios\u201d, que pueden ser m\u00e1s reservados y no tan arriesgados como los anteriores, pero tienen buena predisposici\u00f3n a adoptarlas y por \u00faltimo identificar a los \u201cEsc\u00e9pticos\u201d, personas que prefieren usar nuevas tecnolog\u00edas cuando haya sido probada y el resto lo est\u00e9 usando.<\/p>\n\n\n\n<p>El entrenamiento y capacitaciones deben ser brindados en primer lugar a \u201cLa alta gerencia\u201d y \u201ctomadores de decisiones\u201d, ya que si logran interiorizar las mejoras que vendr\u00e1n con esta adopci\u00f3n, ser\u00e1n los primeros l\u00edderes en promoverla.<\/p>\n\n\n\n<p>Los gerentes o jefes de \u00e1reas tambi\u00e9n deben estar incluidos en el programa de entrenamiento, ya que ellos guiar\u00e1n a sus equipos y les transmitir\u00e1n la importancia de esta nueva forma de trabajo basadas en las firmas electr\u00f3nicas de documentos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Y finalmente, los gestores y operadores de documentos como tesoreros, compradores, abogados asistentes, etc. Son ellos los que verdaderamente nos brindar\u00e1n feedback o consejos de mejoras en esta adopci\u00f3n al interactuar con ella frecuentemente.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>6. Adopci\u00f3n de menor a mayor y con recompensas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Pruebas piloto, son la mejor manera de iniciar. Cualquier cambio en una organizaci\u00f3n, m\u00e1s a\u00fan, que signifique la adopci\u00f3n de un nuevo m\u00e9todo o tecnolog\u00eda requiere ir por etapas, paso a paso. Identifique las \u00e1reas que ser\u00e1n las pioneras en la adopci\u00f3n de esta tecnolog\u00eda. \u00bfCu\u00e1les son las \u00e1reas que pueden mejorar con la adopci\u00f3n de esta tecnolog\u00eda? \u00bfCu\u00e1les son las \u00e1reas que quiere cambiar?.<\/p>\n\n\n\n<p>Recompense o incentive a las personas que no son l\u00edderes pero que han tomado un liderazgo espont\u00e1neo en este proyecto. Por supuesto, estas recompensas deben estar basadas en objetivos con m\u00e9tricas claras como: tiempos de implementaci\u00f3n, cantidad de documentos logrados en digital, a cu\u00e1ntos colegas ayud\u00f3 con el uso de la tecnolog\u00eda, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Luego integre las \u00e1reas que han adoptado mejor la tecnolog\u00eda y permita que intercambien documentos firmados electr\u00f3nicamente, y no olvide de documentar sus experiencias.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>7. Medici\u00f3n de los impactos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>\u201cSi no se puede medir no se puede gestionar\u201d. Frase muy conocida y v\u00e1lida para esta \u00faltima parte en la estrategia de cambio de firmas f\u00edsicas a electr\u00f3nicas. As\u00ed como recomendamos que debemos ir por etapas, cada una de ellas deber\u00e1 tener hitos con indicadores medibles, el enfoque aqu\u00ed ser\u00e1 transformar n\u00fameros en informaci\u00f3n \u00fatil para nuestra toma de decisiones.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Nuestras estad\u00edsticas pueden estar basadas en costos y\/o uso de recursos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>\u00bfCu\u00e1nto se ahorr\u00f3 en horas hombre?<\/li><li>\u00bfCu\u00e1nto se ahorr\u00f3 en costos de log\u00edstica de traslado de documentos?<\/li><li>\u00bfCu\u00e1nto se ahorr\u00f3 en costos de papel, tinta e impresiones?<\/li><li>\u00bfCu\u00e1nto se ahorr\u00f3 en costos de almacenamiento?<\/li><li>\u00bfQu\u00e9 otras actividades se lograron con los ahorros en horas?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>\u00bfLa frecuencia de la medici\u00f3n?, Sugerimos que esta evaluaci\u00f3n de impactos se realice cada seis meses.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00bfTiene una empresa socialmente responsable o quiere encaminarla hacia est\u00e1ndares que apoyen el cuidado del medio ambiente?, sin duda el uso de tecnolog\u00edas de firmas electr\u00f3nicas c\u00f3mo las de Intellisign lo ayudar\u00e1n en ese objetivo.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":2132,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[38,39,40,41,43],"class_list":["post-1","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-cero-papel","tag-firmas-electronicas","tag-firmas-digitales","tag-estrategias","tag-transformacion-digital","tag-cero-papel"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2136,"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1\/revisions\/2136"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2132"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.intellisign.net\/docs\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}